excel un outil méconnu

Tout au long de mon expérience que cela soit personnel ou au cours de mon cursus informatique, je me suis rendu compte que Excel reste un outil méconnu pour la plupart des utilisateurs. Il est mal utilisé ou les personnes ne connaissent pas bien l’outil.

Pour certains d’entre vous, vous connaissez la plupart des fonctionnalités d’Excel, mais beaucoup de personnes ne connaissent même pas la moitié de ce que je décris ci-dessous. (Non non personne ne se moque pas !). Pourtant, on peut simplement mettre en place des fonctionnalités qui peuvent nous faire gagner un temps fou au quotidien.

Vocabulaire

Tout d’abord, nous devons faire le point sur les termes employés par Microsoft Excel.

Classeur : nous utilisons le terme de classeur pour parler d’un fichier Excel

Feuille : vous savez sûrement que vous avez différents onglets dans un classeur Excel. Ils sont accessibles en bas du classeur. Nous appelons ça des feuilles. Par défaut, il y en a trois, mais vous pouvez en supprimer, en ajouter. Mais aussi les renommer, leur attribuer une couleur, les classer comme bon vous semble.

Ligne : comme un tableau, la feuille Excel est composée de lignes numérotées à partir de 1.

Colonne : comme un tableau, la feuille Excel est composée de colonnes identifiées par les lettres de l’alphabet. Les colonnes vont donc de A à Z, ensuite ça recommence l’alphabet avec AA jusqu’à AZ et ainsi de suite.

Cellule : une cellule est une case qui est référencée par une colonne et une ligne. La toute première cellule d’une feuille Excel est A1.

En résumé, un classeur peut contenir plusieurs feuilles. Ces feuilles sont composées de cellules, elles-mêmes référencées par une ligne et une colonne.

Excel, un outil méconnu

La plupart des gens ne savent pas comment utiliser Excel. Je vois souvent que ça se résume à un vulgaire traitement de texte avec une cellule qui contient des centaines de lignes de texte à la suite. Si j’en déçois certains qui font cela depuis des années,  je suis navrée. Excel n’est vraiment pas fait pour ça et il n’aime pas trop, car les cellules ne sont pas faites pour contenir une tonne de données. Je dois vous avouer que je bondis à chaque fois que je vois une (simple) cellule remplie de textes comme si nous faisions une liste de courses. Je ne peux m’empêcher de sourire intérieurement en me disant « Autant utiliser Word ».

Eh oui, Word sait faire des tableaux pour afficher vos données avec une mise en page aussi sympa que sur Excel. Par contre, n’attendez pas de votre cher Word pour faire une addition. Autant Excel n’est pas adapté pour du traitement de texte, autant Word n’est pas fait pour faire des calculs, des tris sur vos listes ou encore filtrer vos données. Chaque outil sa spécialité, ne l’oubliez pas !

excel liste

word liste

Les fonctionnalités d’Excel

Tableur

Alors la première fonctionnalité d’Excel (tous ceux qui l’ont utilisé une fois le savent), c’est les tableurs : présenter les données sous forme de tableau, les trier ou encore les filtrer. Vous voulez la liste des élèves de CE2 de l’école Volière ? Excel saura vous donner la liste.

excel tri

Les formules

Une des fonctionnalités très connues d’Excel est les formules. Vous pouvez aisément faire des additions, soustraction, multiplication et des divisions. Non, les formules ne se résument pas aux calculs mathématiques que l’on apprend à l’école. Nous pouvons faire des calculs de dates, des recherches de données, des conditions d’affichages et plein d’autres choses.

excel formules

Dans cet exemple, j’ai fait la moyenne de chaque élève au travers de la fonction =Moyenne().

Mise en forme conditionnelle

Une chose très sympathique sur Excel c’est que l’on peut faire des mises en forme conditionnelles. Qui n’aimerait pas formater des données selon la valeur par exemple, ou afficher les lignes d’un tableau correspondant à la date du jour ? Excel propose cette possibilité.

excel mise en forme

Dans cet exemple, j’ai mis les notes égales à 5 en bleu, les notes supérieures en vert et les inférieurs en rouge.

Validation des données

Alors une chose qui peut faire gagner beaucoup de temps aux utilisateurs d’Excel c’est la validation des données. Nous pouvons remplir des cellules avec des propositions, avoir la possibilité de rentrer une certaine plage de valeurs que ça soit des chiffres ou une date.

excel validation données

Les macros

Les macros sont là pour vous simplifier la vie, pour vous faire gagner du temps sur des tâches rébarbatives. Vous avez 100 lignes de calculs à faire avec des opérations à faire très complexes ou même une simple addition ? Une macro enregistre vos actions sur des données et permet par la suite de renouveler l’opération avec d’autres données.

VBA

Visual Basic for Applications est une implémentation Microsoft Visual Basic qui est qui est intégrée dans toutes les applications de Microsoft Office (Word, Excel …). Je ne l’invente pas c’est la définition que donne notre cher dictionnaire Wikipédia.

Je ne vous cache pas qu’il faut s’y connaitre un peu en développement informatique étant donné que le VBA est une version « light » de Visual Basic, un langage de programmation informatique.

Le langage VBA permet de faire des traitements plus complexes. Nous pouvons faire des calculs ou des formules plus complexes, de la gestion de bases de données ou encore des traitements plus automatisés que les macros.

Même si Excel propose des ActiveX pour afficher des boutons ou des listes déroulantes sur une feuille Excel. VBA propose la création d’interfaces graphiques, eh comme vous devez vous en douter, similaire au VB.

Les graphiques

Excel propose une multitude de graphiques pour synthétiser vos données que vous pouvez paramétrer à votre guise. Vous voulez un bilan annuel de vos dépenses ? Vous voulez afficher des statistiques en histogramme ou en camembert ? Excel vous propose des graphiques paramétrables selon les données que vous voulez afficher.

excel graphique

Comme vous pouvez le voir, Excel est très riche et puissant à qui sait s’en servir. Excel ne se résume pas à cela évidemment. Si vous avez besoin de plus d’informations, mais aussi d’aide pour améliorer vos classeurs Excel et ainsi améliorer vos performances, n’hésitez pas à me contacter.